Come traslocare un archivio?

Quando si parla di trasloco si pensa sempre al trasloco di un’abitazione. Ma cosa dire del trasloco di un ufficio? La parte che spesso preoccupa e spaventa di più è quella relativa al trasloco dell’archivio. Gli archivi storici infatti sono costituiti da un’elevata quantità di fogli, pratiche, raccoglitori e cartelline varie. Il problema, quando si sposta un archivio, è che se il tutto non è ben organizzato e catalogato si rischia di smarrire qualche documento o di non riuscire più a reperirlo tempestivamente in caso di necessità.

Forti della nostra esperienza, lavoriamo da oltre 40 anni nel settore dei traslochi!, abbiamo pensato di fornirti qualche consiglio per traslocare al meglio il tuo archivio.

Cosa c’è da sapere per un trasloco archivio efficace

Prima di iniziare qualsiasi attività di trasloco, è opportuno recuperare scatole robuste e capienti per un corretto trasporto di raccoglitori, quaderni e cartellette.
Questa prima azione è di fondamentale importanza perché se compiuta in maniera adeguata consente, al momento del disimballo, una perdita minore di tempo nel riordinare tutto quanto.
Risulta poi necessario suddividere i vari materiali in base alla grandezza, alla fragilità e all’importanza. Può essere utile anche classificare l’archivio per data o per ordine alfabetico, così da suddividere le varie pratiche in maniera coerente.

Un’azione fondamentale per eseguire correttamente il trasloco dell’archivio è il buon uso delle scatole. Vediamo assieme quali modelli di scatole ci sono:

• Scatole archivio porta raccoglitori: sono robuste e ottimali per un trasporto ordinato e sicuro. Sono comode anche per gli spostamenti a mano, grazie alle apposite maniglie laterali.
• Scatole archivio con coperchio e cappuccio: adatte per un trasloco di archivi voluminosi, in quanto hanno una grossa capienza del materiali e sono impilabili l’una sull’altra per facilitarne il trasporto.
• Scatole archivio con maniglie: utili per oggettistiche minori, quali libri, album e cartelline. Sono veloci da montare e hanno una chiusura ad incastro, permettendo un trasloco dell’archivio pratico e affidabile.

Ovviamente la cosa più importante da tenere a mente è che quest’attività si basa su una precedente disposizione corretta dell’archivio. Se l’archivio non era ben organizzato ovviamente le tempistiche per impostarne e realizzarne il trasloco si allungheranno. Ma guardiamo il lato positivo: il trasloco è l’occasione per sistemare e organizzare il vostro archivio!

Semplici mosse per gestire l’ordine all’interno di un archivio cartaceo

Se non dovete traslocare, ma solamente riorganizzare in maniera più efficiente il vostro archivio, non ci trovate impreparati, anzi! Ecco 5 semplici mosse per gestire l’ordine interno.

1. Evitare fogli e fascicoletti “volanti”: mantenere ordinati e suddivisi i propri documenti permetterà di individuarli in maniera pratica ed immediata
2. Conservare le varie cartellette in apposite scatole archivio e raccoglitori, così da non disperderli in giro e non esporli alla polvere che con il tempo potrebbe rovinarle
3. Distribuire il materiale in base alla frequenza di utilizzo: documenti che non richiedono una consultazione frequente possono essere riposti negli scaffali più alti e messi in apposite scatole archivio di protezione
4. Al contrario, il materiale di comune utilizzo tenerlo sempre a portata di mano, dando una giusta ripartizione in base all’ordine alfabetico o numerico
5. Registrare tutti gli spostamenti dei materiali attraverso la creazione di un apposito inventario con tutti i documenti presenti in archivio; questa metodologia consente di elencare ciascuna collocazione ed eventuali modifiche

Speriamo che questo articolo vi sia stato utile! Se avete bisogno di una consulenza o di assistenza passo per passo per svolgere il trasloco del vostro archivio affidatevi a noi e contattateci senza impegno!