Il trasloco dell’ufficio, consigli e regole per affrontarlo al meglio

Il trasloco è da sempre un’attività che porta con sé una buona dose di stress. Sia nella sua organizzazione che nelle fasi di movimentazioni vere e proprie. A questa regola non si sottrae il trasloco di un ufficio.

Infatti, nel caso di trasloco di un locale commerciale o di un ufficio, allo stress si aggiungono anche problematiche non indifferenti dal punto di vista organizzativo. Pensiamo ad esempio a come trasferire, senza confusione, un intero archivio commerciale o dei campionari di prodotto.

Per queste ragioni abbiamo pensato di raggruppare alcuni consigli efficaci e alcune accortezze per affrontare e organizzare al meglio il trasloco di un ufficio.

Alla base di tutto, però, il consiglio fondamentale rimane quello di affidarsi a persone competenti, come noi di Borromeo Traslochi, professionisti che operano da anni con successo nella zona di Milano e hinterland.

A ognuno il suo ruolo

Il primo consiglio, che ai più potrebbe suonare come scontato, ma non lo è per nulla, è quello di organizzarsi per tempo e fissare in anticipo la data del trasloco.

Infatti, sarebbe opportuno organizzare e dividere in modo chiaro i ruoli fra tutti i collaboratori. Ovvero decidere in anticipo chi farà cosa.

Inoltre, tutti i dipendenti dovrebbero provvedere allo smontaggio della propria postazione, in modo che ognuno prepari quello che solitamente usa durante l’orario lavorativo. Sarebbe indicato anche che i documenti, i computer e la cancelleria di ognuno sia riposta in appositi scatoloni distinguibili gli uni dagli altri.
In questo modo si riduce al minimo la possibilità di errore e, una volta nei nuovi uffici, tutti gli strumenti di lavoro personali saranno subito accessibili a ognuno.

Approfitta per “far pulizia”

Il trasloco di un ufficio può essere considerato anche come una buona occasione per “far pulizia”.

Infatti, dopo aver fatto un elenco dettagliato di tutti i documenti in archivio, si può procedere anche a buttare tutto ciò che non è più sottoposto all’obbligo di conservazione.

Stessa cosa può essere fatta anche per la cancelleria e gli strumenti di lavoro, come dispositivi elettrici o elettronici: ciò che non funziona più o non viene più usato da tempo, è scarico o esausto sarebbe meglio buttarlo o riciclarlo, per non spostare ciò che poi non verrà comunque usato nel nuovo ufficio.

Aggiornare le utenze e informare clienti e fornitori

Una volta decisa la data di trasloco è necessario chiudere tutte le utenze: acqua, luce, gas, linea internet e linee telefoniche. Naturalmente, se sono attive le domiciliazioni in banca, sarà necessario passare allo sportello per queste operazioni.

È necessario, inoltre, avvisare tutti i fornitori, clienti e collaboratori esterni della nuova ubicazione dell’ufficio. Nel caso non si riesca ad avvisare tutti sarebbe indicato apporre alla porta del vecchio ufficio un cartello con l’indirizzo del nuovo.

Perché affidarsi a degli esperti

Il trasloco di un ufficio o di un esercizio commerciale deve quindi essere svolto con velocità, professionalità e senza incappare in errori. Visto e considerato tutto questo sarebbe sempre meglio rivolgersi a dei professionisti per questo tipo di traslochi.

Infatti, hanno a disposizione imballaggi specifici, sono abituati a spostare e gestire dispositivi elettronici o elettrici e si occupano anche di smontaggio/rimontaggio di mobili e scrivanie.

I professionisti di Borromeo Traslochi dispongono anche di un ampio deposito dove è possibile raggruppare per un determinato periodo archivi cartacei o altri oggetti in attesa della collocazione definitiva.